תזכורת בוואטסאפ יום לפני הפגישה היא הדרך הפשוטה ביותר להוריד אי-הגעות בקליניקה. המטופלים כבר פתוחים בוואטסאפ כל היום, ההודעה נקראת, ואם יש בה כפתור לאישור או לביטול, מקבלים תשובה בזמן שעוד אפשר לעשות איתה משהו.
המדריך הזה עונה על השאלות המעשיות: מתי לשלוח, מה לכתוב, מה אסור לכתוב, ומה ההבדל בין לשלוח ידנית לבין מערכת ששולחת לבד.
למה וואטסאפ ולא SMS או אימייל
וואטסאפ הוא ערוץ התקשורת שרוב המטופלים בישראל קוראים בו הודעות מיד, ולכן תזכורת בוואטסאפ נראית יותר מ-SMS או אימייל. SMS נבלע בין הודעות פרסום וקודי אימות, ואימייל נקרא לפעמים רק אחרי הפגישה. ויש עוד יתרון: מטופל יכול להשיב לוואטסאפ בשאלה, ולכם יש שיחה אחת מסודרת לכל מטופל.
מתי לשלוח את התזכורת
הזמן המומלץ לתזכורת הוא 24 שעות לפני הפגישה. זה מספיק מוקדם כדי שמטופל שלא יכול יספיק לבטל ואתם תספיקו למלא את המשבצת, ומספיק קרוב כדי שהפגישה לא תישכח שוב.
- תור שנקבע מראש: אישור מיידי כשהתור נקבע, ותזכורת יום לפני.
- פגישה ראשונה: כדאי להוסיף תזכורת קצרה בבוקר הפגישה, עם כתובת והוראות הגעה.
- תור שהוזז: אישור על המועד החדש מיד, כדי שלא יהיה בלבול בין שני המועדים.
- שעות שליחה: לא בלילה ולא בשבת. הודעה שמגיעה ב-23:00 נקראת כהטרדה.
מה לכתוב: שלושה נוסחים לדוגמה
אישור תור
״היי דנה, נקבע לך תור ביום שלישי 12.11 בשעה 17:00 אצל מיכל, רחוב הרצל 10 תל אביב. לשינוי או ביטול אפשר להשיב להודעה הזו.״
תזכורת יום לפני
״היי דנה, תזכורת לפגישה מחר (שלישי) ב-17:00. מגיעה? אפשר לאשר או לבקש לשנות בלחיצה.״
פגישה ראשונה
״היי דנה, נתראה היום ב-17:00. הכתובת: הרצל 10, קומה 2, דלת שמאלית. אם עוד לא מילאת את השאלון, הנה הלינק. נתראה!״
שימו לב למה שמשותף לשלושתם: שם, יום, שעה, מקום, ודרך פשוטה להגיב. בלי הקדמות ובלי חתימה ארוכה.
מה לא לכתוב בתזכורת
תזכורת לפגישה לא צריכה לכלול את סוג הטיפול או את הסיבה לטיפול. הטלפון של המטופל עשוי להיות פתוח מול אחרים, והתראה על המסך הנעול נראית לכל מי שעומד ליד. ״פגישה אצל מיכל״ מספיק. ״הפגישה הפסיכולוגית שלך״ או ״טיפול בהפרעת אכילה״ לא נכנסים להודעה.
- בלי אבחנה, סוג טיפול או מידע רפואי.
- בלי סכומי חוב בתזכורת. תשלום מקבל הודעה נפרדת.
- בלי איום על חיוב בביטול מאוחר בכל הודעה. מדיניות ביטולים נאמרת פעם אחת, מראש.
אישור הגעה: החלק שהכי משנה
תזכורת עם אפשרות לאשר הגעה עובדת טוב יותר מתזכורת שרק מודיעה. מטופל שלחץ ״מגיע״ התחייב בקטן, ומטופל שביקש לבטל דרך ההודעה פינה לכם את המשבצת בזמן. ההבדל בין ״לא הגיע בשקט״ לבין ״ביטל יום לפני״ הוא ההבדל בין שעה אבודה לשעה שאפשר למלא. על שאר המנופים נגד אי-הגעות, ר׳ איך מצמצמים אי-הגעות של מטופלים.
ידנית או אוטומטית?
שליחה ידנית של תזכורות עובדת עד בערך עשרה מטופלים בשבוע, ואז היא הופכת למשימה שנשכחת דווקא בימים העמוסים. מערכת ששולחת לבד לא שוכחת, שולחת בשעה הנכונה, ומעדכנת את היומן כשמטופל מבקש לשנות.
יש שתי דרכים טכניות לשלוח וואטסאפ אוטומטי. הראשונה היא כלים שמפעילים את אפליקציית הוואטסאפ הרגילה שלכם מהמחשב. הם זולים, אבל עלולים להוביל לחסימת המספר, כי וואטסאפ לא מאשרת שליחה אוטומטית מאפליקציה רגילה. השנייה היא WhatsApp Business Platform, הערוץ הרשמי של מטא לעסקים, שבו הודעות התזכורת עוברות אישור תבנית ונשלחות בלי סיכון לחסימה.
איך זה עובד ב-Clinic-AI
ב-Clinic-AI כל תור שנקבע, ידנית או דרך לינק לקביעת תור, מקבל אישור בוואטסאפ ותזכורת יום לפני. בקשה של מטופל להזיז מגיעה אליכם כהתראה. ואם אתם רוצים לנהל את היומן עצמו מתוך וואטסאפ, איימי, המזכירה הווירטואלית, קובעת ומזיזה תורים מהודעה קולית.
שאלות נפוצות
צריך הסכמה של המטופל כדי לשלוח לו תזכורות בוואטסאפ?
כדאי לבקש אותה מראש, בטופס האינטייק או בהודעת הפתיחה. זה גם מנומס, וגם מאפשר למטופל שמעדיף ערוץ אחר להגיד את זה. על מה עוד כדאי שיהיה בטופס, ר׳ טופס אינטייק למטפלים.
כמה תזכורות זה יותר מדי?
אישור כשהתור נקבע ותזכורת יום לפני הם הבסיס. תזכורת שלישית מתאימה לפגישה ראשונה או לתור שכבר הוזז. מעבר לזה, ההודעות מתחילות להרגיש כמו לחץ.
מה עושים כשמטופל לא מגיב לתזכורת?
חוסר תגובה הוא לא ביטול. רוב המטופלים שלא מגיבים פשוט מגיעים. אם זה מטופל חדש, אפשר לשלוח הודעה אישית קצרה בבוקר.
אפשר לשלוח תזכורות מהמספר הפרטי שלי?
ידנית, כן. אוטומטית מאפליקציה רגילה, זה מסכן את המספר. לכן מערכות רציניות שולחות דרך הערוץ העסקי הרשמי.
תזכורות הן חלק אחד מיומן שמתנהל לבד. התמונה המלאה נמצאת במדריך לניהול יומן למטפל.